Penulis:  Melisa Angela

Terhitung tinggal satu bulan lagi Festival Arsip akan dimulai. Tim Program sebagai penanggungjawab utama telah berjibaku melawan waktu yang semakin terasa cepat berlalu, merapatkan barisan, melancarkan strategi, bersiasat, dan tentu saja melihat kembali koleksi dokumentasi yang menjadi materi utama festival ini. Tak ketinggalan, Tim Arsip pun menjadi salah satu pilar dalam menentukan nyawa dari Fest!Sip. Sederet topik pilihan dan rangkaian pembacaan telah ditentukan, fungsinya sebagai pisau pilah, untuk menentukan mana yang menjadi ‘penting’ untuk ditampilkan dan mana yang tidak. Keberadaan pisau pilah ini tentu tidak dapat ditawar. Bila tidak, bagaimana kami akan memilah dan memilih arsip yang akan ditampilkan dari 10 juta berkas digital yang ada dan masih terus bertambah ini?

Pada era informasi saat ini, begitu mudahnya kita menciptakan data. Saat seseorang menulis, tak perlu lagi ia khawatir salah ketik, karena tinggal hapus dan ganti saja tulisan yang salah, revisi bisa dilakukan tak perlu membuang kertas selembar pun. Untuk mengirimkan sebuah dokumen tidak perlu repot untuk pergi ke kantor pos, langsung dikirim dari smartphone di tangannya pun bisa. Undangan pameran dalam sepersekian detik sudah sampai di puluhan kotak penerimaan alamat email yang dituju; di samping itu masih pula ia berkeliaran tidak keruan hingga muncul di notifikasi dan linimasa akun sosial media kita. Belum lagi kita membicarakan undangan yang muncul di layar smartphone tanpa menunggu persetujuan pemiliknya melalui aplikasi chat messenger.

Kami memang melakukan kerja-kerja dokumentasi acara seni setiap hari. Dengan kapasitas dan jangkauan yang kami miliki, akhirnya kami memang harus memilih acara seni mana saja yang direkam. Setelah melalui tahap seleksi, dalam setahun terkumpul sedikitnya 250 rekaman acara seni. Artinya jika dirata-rata, maka dalam 3 hari Tim Dokumentasi merekam 2 acara seni. Bila satu acara seni difoto sebanyak 50 frame, dan direkam sepanjang 1 jam, maka dalam setahun terkumpul 12.500 frame foto, dan 250 jam atau 10 hari 6 jam video. Padahal pada kenyataannya, lantaran menggunakan kamera digital, jumlah frame foto dan durasi video bisa jadi lebih banyak dari hitungan kasar. Kita asumsikan hitungan tersebut hanya dalam satu tahun. Sedangkan kerja pendokumentasian yang dilakukan IVAA dengan perangkat digital sudah berjalan sejak tahun 2005. Untuk mengetahui koleksi IVAA secara kasar, tinggal kita kalikan saja hasil hitungan kasar di atas dengan jumlah tahunnya. Belum lagi jika ditambah dengan data-data yang kami peroleh dengan cara lain, yakni kontribusi. Karena sejauh ini, beberapa seniman, keluarga, penulis, peneliti atau bahkan galeri dan komunitas banyak yang menyumbangkan dokumentasinya. Dan masih ditambah lagi dengan file hasil digitalisasi berkas-berkas kertas seperti kliping, katalog lama, majalah lama, poster, kaset audio, kaset video, slide presentasi dan film negatif yang dikumpulkan sejak awal mula IVAA berdiri.

Lalu bagaimana cara mengolah timbunan dokumen itu? Yang pertama kami lakukan adalah berusaha mengelolanya. Timbunan dokumen yang tidak terkelola bisa menjadi kesulitan besar, oleh sebab itu, untuk menghindarinya maka sejak dari awal kedatangan sebuah dokumen, ia harus tercatat. Jika ada yang penasaran apa sebetulnya kerja yang dilakukan oleh seorang pengarsip, maka jawabannya adalah mencatat. Catatan yang dimaksud ialah catatan yang tersistematisasi dan memiliki konsistensi yang kita sepakati. Apabila tiba waktunya menemukan dokumen yang miskin data, maka inilah yang disebut petaka bagi pengarsip. Dibutuhkan curahan energi spesial untuk melakukan siasat pencatatan dengan semangat ‘arkeologi’, sehingga catatannya akan lebih banyak mengisi kolom deskripsi, baik mengenai penampakannya maupun kontennya (bila berupa arsip tekstual). Catatan yang dibuat oleh pengarsip inilah yang di kemudian hari memudahkan pencarian dan menjadi semacam penunjuk arah bagi peneliti maupun pengarsip sendiri yang sedang membantu peneliti.

Dengan semangat keterbukaan akses, diseminasi, dan pertukaran pengetahuan, maka IVAA membuat sistem arsip dalam jaringan. Siapapun di manapun bisa membuka situs ini, bisa pula mengunduh dokumen-dokumen yang terkandung di dalamnya, baik berformat teks, audio, foto, maupun video. Bagi yang membutuhkan resolusi foto lebih besar, durasi video lebih panjang, maka mereka bisa menghubungi pengarsip, melalui prosedur tertentu. Lantas apakah artinya semua yang terkandung di situs archive.ivaa-online.org itu merupakan semua isi perut IVAA? Tentu tidak. Dengan jumlah arsip seperti yang digambarkan di atas, kerja pencatatan menjadi pekerjaan yang tidak mudah dan tidak singkat. Bila tidak percaya, bisa dibuktikan dengan cara mencoba melakukannya, kami selalu membuka lowongan pengarsip sukarelawan. Maka tak heran pengarsip IVAA lebih sering disibukkan mengumpulkan dokumen-dokumen untuk peneliti-peneliti yang menghubungi kami lantaran tak menemukan arsip yang dibutuhkan di arsip online IVAA yang disebut @rsipIVAA itu.

Pekerjaan pencatatan dan pelayanan yang begitu menyita waktu itu tidak melunturkan semangat pembacaan. Meski berbekal catatan yang belum sepenuhnya rapi dan mungkin belum cukup membantu, namun semangat membaca arsip terus kami hidupi. Salah satunya dengan menerbitkan buletin dan menggelar archive showcase sederhana setiap dua bulan sekali, dan yang paling akbar yang akan datang ini adalah serangkaian program dalam Festival Arsip dengan tajuk ‘Kuasa Ingatan’. Mengapa semangat pembacaan ini terus kami pompa? Karena tak urung kami yang berada paling dekat dengan arsip IVAA adalah yang paling paham dengan medan dan liku-likunya. Maka, apa salahnya jika kami terus hidupkan meski dengan cara yang sederhana dan jauh dari sempurna.

Meski demikian, di antara pekerjaan harian dan timbunan arsip tersebut tidak membuat kami merasa cukup. Banyaknya arsip yang kami kelola belumlah sebanding secara lengkap tentu jika berbicara dalam konteks sejarah seni rupa Indonesia. Sampai hari ini masih banyak ‘pekerjaan rumah’ yang harus dikerjakan, masih banyak area kegelapan yang miskin dokumen, bahkan miskin mitos dan gosip dalam perjalanan seni rupa kita. Percayalah, bahwa kita tidak sendiri. Di sekitar kita masih banyak yang memiliki daya dalam membukakan jalan di area-area yang masih gelap tersebut.

Artikel ini merupakan bagian dari Rubrik Sorotan Arsip dalam Buletin IVAA Juli – Agustus 2017.