Oleh: Muthia Fahliza Iskandar
Saya adalah mahasiswa Sekolah Vokasi di Departemen Bahasa, Seni dan Manajemen Budaya. Sebagai proyek akhir pada Prodi Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, saya mengajukan untuk meninjau koleksi arsip foto berjenis negatif dan positif film di Indonesian Visual Art Archive (IVAA) khususnya koleksi arsip foto cetak sumbangan/hibah dari Sanggar Seni Karta Pustaka.
Sejak berdirinya, Indonesian Visual Art Archive (IVAA) melaksanakan digitalisasi seluruh dokumen termasuk arsip foto cetak kertas kemudian diunggah ke situs web yang disebut @rsipIVAA di http://archive.ivaa-online.org. Hingga saat ini, keseluruhan volume koleksi arsip foto yang telah didigitalisasi dan dipublikasi oleh Indonesian Visual Art Archive (IVAA) berjumlah 43.372 foto.
Pelaksanaan digitalisasi arsip di Indonesian Visual Art Archive (IVAA) mengacu pada Standard Operational Procedure (SOP) yang dimiliki. Langkah pertama tentu saja, dibutuhkan sarana dan prasarana yang mencakup hardware dan software seperti alat pemindai, komputer dan kamera digital. Pada penelitian ini, digitalisasi dilakukan menggunakan alat pemindai karena kamera digital hanya digunakan untuk dokumen yang ukurannya terlalu besar untuk alat pemindai.
Selanjutnya adalah tahap seleksi, artinya ada seleksi terhadap arsip-arsip foto cetak yang akan digitalisasi. Ribuan koleksi arsip foto cetak tentu membutuhkan pengelolaan dan digitalisasi, namun karena keterbatasan sumber daya manusia dan dana, dibutuhkan seleksi untuk memutuskan prioritas arsip foto cetak mana saja yang sebaiknya didigitalisasi terlebih dahulu. Prioritas ditentukan berdasarkan kebutuhan program dan preservasi terhadap koleksi fisik arsip foto cetak.
Setelah seleksi selesai dan sudah ditentukan arsip-arsip foto cetak mana saja yang akan didigitalisasi, tahap selanjutnya adalah pemindaian. Proses ini memerlukan pengaturan seperti resolusi, folder, file, dan format. Pada penelitian ini, resolusi yang digunakan adalah resolusi yang paling maksimal agar hasil digitalisasinya juga maksimal yaitu 600dpi. Untuk folder penyimpanan diberi nama berdasarkan tahun, tempat, dan nama kegiatan. Untuk file disesuaikan dengan nama folder disertai tambahan nomor seri. Indonesian Visual Art Archive (IVAA) menyimpan semua koleksi arsip hasil digitalisasi melalui penyimpanan di hard disk eksternal. Selain itu, Indonesian Visual Art Archive (IVAA) juga melakukan publikasi secara daring melalui situs http://archive.ivaa-online.org. Hasil publikasi bersifat terbuka serta dapat diakses dan digunakan oleh masyarakat yang membutuhkan.
Pekerjaan perawatan dan pengarsipan tentu memiliki beberapa kendala. Walau pun sudah dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai, dalam pelaksanaannya saya masih menemukan isu-isu; di antaranya adalah sumber daya manusia yang terbatas mengakibatkan masih banyaknya arsip foto cetak yang belum didigitalisasi, keterbatasan biaya untuk meremunerasi kerja dan dukungan prasarana, serta pengelolaan sistem yang harus diperbaharui untuk meminimalisir bug/error dalam proses input informasi. Hal terakhir, saya menemukan beberapa arsip foto yang tidak dilengkapi dengan informasi sehingga sulit untuk ditelusuri dan menghambat dalam proses input metadata.
