Oleh Santosa Werdoyo
Safari JAP adalah program perpustakaan IVAA untuk mengunjungi beberapa institusi perpustakaan di Yogyakarta guna belajar mekanisme pengelolaan mereka. Kali ini kami bersafari di Perpustakaan dan Arsip Puro Pakualaman dan Perpustakaan Open Page. Safari ini diposisikan sebagai titik awal menggali informasi aktivasi perpustakaan sembari membangun jaringan sosial. Selain membagikan pengalaman safari, tulisan ini juga berisi kilas balik IVAA seputar program Library Project dan Jogjalib.net.
Library Project merupakan sebuah jejaring perpustakaan alternatif yang diinisiasi oleh Yayasan Seni Cemeti (YSC). Salah satu outputnya adalah penerbitan direktori perpustakaan alternatif tahun 2005 dengan jumlah 36 perpustakaan alternatif yang berada di Yogyakarta. Perpustakaan alternatif tersebut dibagi menjadi empat bagian berdasarkan bidang yang dipilih dengan spesifikasinya. Empat bagian itu adalah Seni Kebudayaan dan Tradisi, Perpustakaan Komunitas dan Anak – anak, Studi dan Kajian, serta Perpustakaan Plus. Fungsi Library Project adalah sebagai awal untuk terciptanya iklim saling mendukung dan bekerja sama, sehingga akan terbangun perluasan akses jaringan dan kebutuhan informasi yang aktual serta kemudahan akses bagi pengguna perpustakaan alternatif. Setelah Library Project ada forum lanjutan bernama Biblio yang memiliki program khusus meningkatkan kapasitas pengelolaan perpustakaan alternatif.
Setelah Library Project dan Biblio, IVAA juga menjadi anggota dari forum Jogjalib.net, sebuah jaringan yang lebih luas cakupan anggotanya dengan basis pengelolaan SLiMS (Senayan Library Management System). Jaringan yang berbasis SLiMS ini menggabungkan katalog bersama anggota-anggotanya dengan tujuan memudahkan pencarian koleksi dalam satu penelusuran di dalam satu jaringan.
Sayangnya program serta jaringan di atas sudah vakum. Oleh karena itu, IVAA mencoba menggali kembali potensi jaringan yang mungkin lebih kontekstual dengan cara bersafari menjalin kembali jaringan-jaringan tersebut, dengan tambahan perpustakaan baru yang tidak termasuk dalam jaringan keduanya. Awal kegiatan safari adalah anjang sana, berbagi pengalaman, dengan mengantongi beberapa pertanyaan seperti bagaimana mereka mengelolanya, siapa yang mengakses koleksi, fasilitas apa saja yang ada, serta sebaran koleksinya.
Safari ini kami siapkan dengan bekal sebuah FGD yang dihadiri oleh Yayasan Umar Kayam, Gerak Budaya, Perpustakaan Gunung Kidul dan WALHI Yogyakarta. Di dalam pertemuan tersebut muncul kegelisahan yang sama terhadap pengelolaan perpustakaan, sistem, katalogisasi, pengunjung yang sepi, hingga sumber pendanaan yang minim. Kegelisahan IVAA sendiri dalam aktivasi perpustakaan adalah informasi yang kurang aktual terkait perkembangan dunia perpustakaan dan persoalan mitra berjejaring. Dari obrolan itulah ide Safari JAP muncul. Sejauh ini Perpustakaan dan Arsip Puro Pakualaman serta Library Open Page menjadi rujukan awal.
Perpustakaan dan Arsip Puro Pakualaman dibuka untuk umum pada hari Senin-Jumat pada jam 09.00-14.00, kecuali hari Jumat pada jam 09.00-11.00. Di perpustakaan itu terdapat arsip-arsip jaman pemerintahan Pakualam I hingga IX. Kebanyakan adalah arsip administrasi kerajaan. Arsip-arsip tersebut disusun berdasarkan kronologi waktu raja bertahta, baru setelahnya berdasarkan tema-tema spesifik. Ada 251 koleksi manuskrip dan 500 buku yang disimpan dengan sistem Dewey Decimal Classification (DDC), sistem kategorisasi standar perpustakaan internasional. Manuskrip tertua adalah tahun 1812 yang menceritakan perjalanan Paku Alam I ketika dibuang dari kerajaan. Meski milik Pakualaman, pengelolaannya bekerja sama dengan Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah (BPAD) Provinsi DIY.
Setiap lembar arsip dibungkus kertas dan diberi kode penyimpanan. Semua dimasukkan ke dalam kotak kardus dan disimpan di rak almari besi yang tertutup rapi. Perawatan arsip adalah dengan fumigasi dan restorasi. Fumigasi untuk mencegah serangan serangga pemakan kertas dan restorasi untuk arsip yang sudah sangat rapuh karena usia. Selain itu juga dilakukan digitalisasi terhadap semua arsipnya. Data-data digital tersebut disimpan di BPAD.
Selanjutnya, perpustakaan Open Page menjadi tempat kunjungan kedua. Perpustakaan ini terletak kurang lebih 15 km ke arah utara kota Yogyakarta. Udara yang masih sejuk, buku koleksi yang tertata rapi, dan ruangan yang cukup lebar menjadikan perpustakaan ini sangat nyaman untuk dikunjungi.
Perpustakaan ini memiliki koleksi buku sebanyak 5000-an buah dengan tema sosial-politik yang dominan serta berbahasa Inggris. Semuanya milik Max Lane dan Faiza Mardzoeki. Artinya, perpustakaan ini adalah perpustakaan pribadi. Meski demikian, ia dibuka untuk umum pada Sabtu, Selasa, Rabu, dan Kamis pukul 11.00.
Sejauh ini kami belum bisa menentukan bentuk kelanjutan dari program Safari JAP. Kami masih terus meraba segala kemungkinan dengan modal jaringan serta informasi terkait perpustakaan yang sudah kami peroleh.
Artikel ini merupakan rubrik Agenda RumahIVAA dalam Buletin IVAA Dwi Bulanan edisi Mei-Juni 2019.
