oleh Uray Nadha Nazla
Terhitung selama kurang lebih dua bulan, September-Oktober 2019, saya berdinamika di Yogyakarta untuk belajar bersama IVAA tentang pengarsipan. Tentu ini bukan misi pribadi, tetapi tugas Canopy Center, tempat saya bekerja yang beralamat di Pontianak. Singkatnya, Canopy Center sedang ingin membangun sistem pengarsipan digital. Maka saya dikirim ke IVAA untuk mempelajari pengarsipan. Jadi sorotan arsip kali ini akan sedikit berbeda karena tidak akan mengulas satu-dua konten arsip tertentu, namun lebih menyoroti bagaimana IVAA bekerja mengelola arsip digital, khususnya dokumentasi peristiwa seni. Namun sebelumnya, saya akan bercerita sedikit tentang proses apa saja yang saya alami selama di IVAA, agar kita mendapat gambaran umum soal bagaimana kerja pengelolaan arsip IVAA saling terintegrasi.
Secara berurutan, selama saya belajar bersama IVAA, proses pengarsipan dimulai dari praktik dokumentasi peristiwa, digitalisasi kliping, inventarisasi kliping, mengisi data dan pencatatan arsip. Kemudian dilanjutkan dengan editing website, pengelolaan website (khususnya website organisasi yang meliputi uploading dan pencatatan –metadata dan logging). Rangkaian proses ini terlihat cukup panjang dan rumit, namun sebenarnya bisa dipahami jika mengalami prosesnya satu per satu.
Rangkaian proses kerja pengarsipan inilah yang saya bayangkan untuk diterapkan pada arsip-arsip digital Canopy Center. Untuk Canopy Center sendiri, saya lebih fokus untuk bertanggung jawab mengelola arsip event-event yang pernah terselenggara di sana. Saya mulai dengan membuat tabel profil komunitas yang pernah terlibat dengan Canopy Center, sebagaimana IVAA juga melakukan pendataan semacam ini. Profil memang menjadi salah satu rangkaian informasi yang ada dalam arsip peristiwa seni. Informasi ini berguna untuk menjadi bagian dari catatan perkembangan dinamika ruang-ruang dan komunitas di suatu wilayah. Selain itu pencatatan yang dilakukan adalah arsip poster dan dokumentasi foto-video. Poster dan dokumentasi ini berguna untuk dipublikasikan di website event Canopy Center, yaitu https://voiceofborneo.id/. Informasi poster dan dokumentasi ini berisi profil komunitas dan tema acara. Catatan ini menjadi sangat penting karena menjadi bagian yang merekam perkembangan isu pada event-event yang terselenggara di Canopy Centre. Poin penting lain dari logika kerja pengarsipan ini adalah bagaimana arsip memiliki nilai informasi yang bila saling berelasi akan menjadi nilai bukti.
Logika pengelolaan arsip digital yang saya pelajari di IVAA ini saya bawa kembali ke Pontianak, sembari merencanakan dan merancang program di tahun 2020. Tentu apa yang saya dapat di IVAA masih sangat mungkin disesuaikan dengan kebutuhan Canopy Center. Inti dari belajar bersama IVAA bukan hanya di perkara-perkara teknis, tetapi pada bagaimana memaknai kerja pengarsipan sebagai siklus. Singkatnya, logika pengarsipan dirancang dalam imajinasi soal bagaimana arsip-arsip ini ingin diakses, baik oleh publik atau Canopy Centre sendiri. Rasanya, kerja pengarsipan memang sangat kontekstual, sangat berangkat dari memaknai arsip itu sendiri dan relasinya dengan publik. Cara pemaknaan ini menjadi pangkal dari keluhan kita soal tidak terkelolanya dokumentasi dan arsip secara rapi.
Artikel ini merupakan rubrik Sorotan Arsip dalam Buletin IVAA Dwi Bulanan edisi November-Desember 2019.
