Workshop Pengelolaan Arsip Fisik dan Koleksi Pustaka

oleh Santosa Werdoyo

Grogol merupakan sebuah dusun yang berjarak kurang lebih 28 km arah selatan Kota Yogyakarta yang terkenal dengan pariwisata pantai Parangtritis. Selain itu masih ada lagi, yakni gumuk pasir yang tentu saja sebagai salah satu magnet pariwisata di daerah paling selatan di Kabupaten Bantul. Selain pariwisata, Grogol juga menyimpan sejarah perjalanan Jenderal Sudirman yang kala itu singgah di Dusun Grogol, bergerilya selama perang revolusi. Pengetahuan sejarah itu hidup melalui cerita-cerita warga setempat dan petilasan berwujud rumah yang dulu jadi tempat istirahat Jenderal Sudirman dan para prajurit. 

Rumah singgah tersebut dimiliki oleh Lurah Hadi Harsono yang dulunya menjadi seorang tentara dengan pangkat terakhir kapten. Pak Hadi kemudian memilih mengabdi menjadi lurah dari 1947-1990. Begitulah tutur Nova, salah satu warga Grogol. Rumah tersebut sudah tidak ditinggali lagi oleh ahli warisnya hingga tidak terawat. Begitu juga dengan arsip-arsip administrasi kantor, foto dan pustaka seperti majalah, serta buku-buku yang ada di rak lemari rumah itu. 

Untuk tetap merawat pengetahuan beserta arsip dan situsnya, warga Grogol bekerja sama dengan IVAA menggelar workshop dan festival sejarah. Kegiatan warga seperti kandang kelompok, produksi makanan oleh ibu-ibu, dan wisata gumuk pasir juga menjadi praktik-praktik yang dibaca ulang sebagai bagian penting dari pengetahuan warga. 

Pada satu kali kesempatan, 11 Januari 2020, IVAA diundang untuk memberikan workshop seputar perpustakaan dan pengarsipan untuk para pemuda Dusun Grogol beserta para mahasiswa KKN UGM yang sedang bertugas di sana. IVAA berbagi pengalamannya mengenai bagaimana selama ini mengolah arsip dan koleksi pustaka. 

Acara dimulai pada pukul 21.00 di sebuah mushola. Pak Kamri, sebagai kepala dukuh, memberikan gambaran tentang kondisi buku dan arsip yang disimpan di dalam rumah singgah Jenderal Sudirman tersebut. Bahwa warga ternyata sudah menata buku dan arsip itu ke dalam beberapa kategori, yakni majalah, buku, foto, dan arsip administrasi. 

Sesi selanjutnya adalah materi seputar pengelolaan koleksi perpustakaan dengan tahap pertama, yakni Metadata Koleksi Pustaka. Tahap ini berisi inventarisasi koleksi pustaka dengan standar deskripsi judul, jenis (buku, majalah, katalog, dll), nomor ISBN, penerbit, tahun terbit, kolasi buku (tinggi, lebar, jumlah halaman), nomor panggil (dibedakan berdasarkan kebutuhan), bahasa, kota terbit, pengarang, subjek, asal, bulan inventarisasi, serta abstrak (gambaran singkat isi pustaka). 

Setelah Metadata Koleksi Pustaka, dilanjutkan dengan penyampulan dan labelling. Label yang ditempelkan di punggung buku memuat informasi tentang:

  • no panggil/ pengarang/ judul pustaka, contoh: 701/Ari/S (tidak berseri)
  • no panggil/ judul pustaka/ edisi/tahun, contoh: 705/G/16/2015 (berseri)

Tahapan selanjutnya adalah penyimpanan. Setelah selesai diberi label, koleksi pustaka tersebut ditata berdasarkan jenis pustaka (buku, majalah, katalog, dll) bersama dengan kategorisasi (seni, filsafat, sejarah, dll), yang mengacu pada nomor panggil yang tertera pada punggung buku.

Setelah berbincang soal pengolahan koleksi pustaka, perihal arsip fisik juga diceritakan. Tahap awal pengolahan arsip fisik IVAA adalah sortir berdasarkan jenis material, misal undangan, surat-surat, foto, dll. Setelah itu tim arsip membuat identitas arsip (kode kategorisasi) dengan format tema/ material/ no urut inventaris/ petugas. Contohnya sebagai berikut:
Tema: pariwisata (PW), kuliner (KL), sejarah (SJ), dll
Material: foto (FT), undangan (UN), poster (PT), surat (SR), dst
Nomor urut inventaris: 01, 02, dst
Petugas: santoso (SS), yoga (YG), dst
Identitas arsip: PW/FT/01/SS 

Setelah menulis identitas arsip, tahap berikutnya adalah menulis lokasi simpan, dengan standar informasi sebagai berikut:
Kode ruangan (A1, A2, dst), kode rak/ lemari (R1, R2, dst), kode box/folder (B1, B2, dst), kode tema (PW, KL, SJ, dst), kode no urut inventaris (01, 02, dst). Contoh lokasi simpan: A1/ R1/ B1/ PW/ 01.

Pengolahan data arsip kemudian dilanjutkan dengan inventarisasi berdasarkan standar deskripsi Dublin Core. Dublin Core merupakan satu set metadata yang dirancang untuk memudahkan sistem temu kembali data arsip. Contohnya demikian: identitas arsip (kode kategorisasi), lokasi simpan, pelaku (orang yang ada di dalam arsip), judul, tahun terciptanya arsip, jenis arsip (foto, undangan, surat, dll), ukuran, dan deskripsi.                                                                                                                                

Workshop ini menjadi upaya IVAA untuk berbagi cara pengelolaan koleksi pustaka dan arsip sebagai gambaran awal. Tujuannya adalah supaya beragam koleksi pustaka dan arsip yang dimiliki oleh warga Grogol dapat tertata dengan rapi dan mudah untuk dicari kembali keberadaannya. Akan sangat disayangkan jika arsip-arsip tinggalan lurah Hadi Harsono dan buku-buku yang sudah berusia tua tidak terkelola dengan tepat. Tentu, pengelolaan koleksi arsip dan pustaka dengan standar-standar di atas bukan menjadi satu-satunya cara untuk merawat pengetahuan. Itu semua hanya melengkapi apa yang sudah warga miliki, entah itu tradisi tutur atau praktik-praktik lain yang bersinggungan dengan pengetahuan-pengetahuan di atas.

Artikel ini merupakan rubrik Sorotan Dokumentasi dalam Buletin IVAA Dwi Bulanan edisi Januari-Februari 2020.