Sistem Magang yang Baru

Oleh Sukma Smita

Sepanjang tahun 2018 total peserta Program Magang IVAA berjumlah 39 orang, dengan latar belakang yang berbeda-beda mulai dari mahasiswa hingga peneliti. Peserta magang membantu kerja-kerja harian IVAA melalui beberapa bidang magang yaitu Pengarsipan, Dokumentasi, Perpustakaan dan Keredaksian. Meski beberapa peserta magang hanya terlibat dalam waktu yang sangat singkat dan membuat beberapa capaian dan target magang menjadi kurang maksimal, banyaknya kawan magang dalam tiap bulan juga membuat tim IVAA cukup kewalahan untuk mengkoordinir. Meski demikian, tim IVAA sangat terbantu dan senang dengan antusiasme para peserta magang.

Tahun 2019 mendatang IVAA kembali membuka kesempatan untuk Kawan IVAA yang tertarik bekerja dan belajar tentang pengarsipan IVAA. Untuk mengantisipasi beberapa kekurangan dalam penyelenggaraan seperti pada tahun ini, tim IVAA melakukan evaluasi dan memperbaiki sistem penerimaan dan pengelolaan Program Magang IVAA.

Berikut adalah beberapa ketentuan tentang Program Magang IVAA mulai Januari 2019:
1. Penerimaan Program Magang IVAA akan dilakukan 4 kali dalam satu tahun, yaitu bulan Januari, April, Juli dan Oktober. Calon peserta magang bisa mendaftar sebelum awal bulan tersebut.
2. Periode keikutsertaan dalam Program Magang IVAA minimal 3 bulan dengan minimal kehadiran 4 hari kerja atau 32 jam dalam satu minggu.
3. Dalam satu periode penerimaan, Program Magang IVAA hanya akan menerima peserta magang maksimal 5 orang dengan beberapa tahap seleksi.
4. Selain seleksi berkas administratif, peserta Magang IVAA akan melewati masa percobaan magang dengan durasi seminggu, yang menjadi penentu seleksi magang.
5. Bidang magang yang tersedia yaitu: a. Pengarsipan yang meliputi kerja dokumentasi, pencatatan hingga pengolahan material dan data; b. Perpustakaan yang meliputi kerja pengisian katalog perpustakaan online hingga menulis ringkasan buku koleksi perpustakaan IVAA.

Persyaratan dokumen:
1. Resume/ Curriculum Vitae beserta kontak yang bisa dihubungi.
2. Surat lamaran magang (termasuk pilihan bidang)
3. Surat pengantar dari kampus (jika masih berstatus mahasiswa)

Detail persyaratan dan pertanyaan-pertanyaan mengenai Program Magang IVAA dapat dilayangkan ke ivaa@ivaa-online.org.

Artikel ini merupakan rubrik Pengumuman Kantor dalam Buletin IVAA Dwi Bulanan edisi November-Desember 2018.